Конференция представителей BMA: новый формат диалога

Наша международная команда продавцов проводит встречу в онлайн-режиме 

Как международная компания BMA рассчитывает на поддержку своих международных команд. С целью обеспечения тесного сотрудничества ежегодно проводится многодневная конференция всех команд продавцов. Основное внимание и в этот раз было сосредоточено на сетевой кооперации, хотя и в другой форме. 

Пандемия отменяет все планы 

В 2020 году конференция также была включена в повестку дня. Были разосланы приглашения, забронирован отель для проведения мероприятия и определены темы, однако пандемия коронавируса спутала все плана. Очень быстро стало ясно, что ради защиты здоровья наших сотрудников очное мероприятие следует отменить. Но полностью отказываться от такой важной конференции мы не хотели ни в коем случае. Поэтому мы приняли решение провести конференцию в онлайн-режиме с помощью платформы Microsoft Teams. Компания BMA уже успешно использовала этот инструмент для проведения вебинаров и онлайн-обучения с привлечением внешних участников. Не раздумывая, мы запланировали сессии в первой и второй половине дня. Это позволило нам учесть разницу во времени и обеспечить нашим коллегам возможность прослушать презентации и принять участие в дискуссиях в удобное для них время. 

Безопасность прежде всего 

С целью соблюдения действующих в Германии санитарных правил конференция должна была проходить в одном из отелей Брауншвейга, где все сотрудники нашего отдела продаж в Брауншвейге могли собраться, соблюдая необходимое расстояние. Предварительно мы провели несколько тестовых встреч и убедились в том, что все могут войти в виртуальный конференц-зал, и объяснили важнейшие функции Microsoft Teams. За день до конференции подрядчик установил техническое оборудование в отеле. А на следующий день напряженность возросла до предела: будет ли оборудование работать безупречно? Смогут ли все сотрудники принять участие в конференции? Получится ли у нас диалог несмотря на расстояние? Но все прошло отлично. Для вопросов и дискуссий после каждой презентации слушателям отводилось достаточно времени, за что они были очень благодарны и активно использовали такую возможность. После завершения утренней сессии для участников из азиатских стран началась дневная сессия для коллег из Европы, Африки и Америки. Темы были те же, а вот вопросы и дискуссии оказались абсолютно разными. Прежде всего, это связано с тем, что рынки в каждом регионе имеют свою специфику.  

У онлайн-конференций свои преимущества  

Опыт, полученный нами по результатам этой конференции, говорит о том, что онлайн-видеоконференции позволяют эффективнее проводить дискуссии. Их организация не требует больших усилий, так как коллегам не нужно приезжать в Брауншвейг со всех уголков мира. Это также позволило сократить количество выбросов CO₂, возникающих при перелетах. Также имеется большой потенциал для снижения затрат. Разумеется, успех конференции зависит еще и от безупречной работы оборудования. 

Доступ из любого места и в любое время 

Еще одно преимущество состоит в том, что все презентации нашей виртуальной конференции были записаны и доступны для внутреннего использования через Microsoft Sharepoint. Благодаря этой системе доступ к записям возможен из любого места и в любое время. Вместе с презентациями в PowerPoint эти записи формируют мультимедийную базу знаний. 

С нетерпением ждем реальных встреч 

Рабочие будни скоро будет невозможно представить себе без онлайн-конференций. И именно во времена ограничений на поездки они становятся важным средством для поддержания контакта с коллегами, партнерами и клиентами со всего мира. Они обеспечивают высокую гибкость при низких расходах. Наша следующая конференция представителей точно пройдет в виртуальном формате. Но в то же время мы с нетерпением ждем того момента, когда мы снова сможем встречаться лично, вести беседы и обмениваться опытом.